2007 Microsoft Office Add-in: Lưu file theo định dạng PDF hay XPS

Định dạng PDF (Portable Document Format) được phát triển bởi Adobe có lẽ đã không còn xa lạ đối với hầu hết những người sử dụng máy tính. XPS (XML Paper Specification) được phát triển bởi Microsoft thì dường như được ít người biết tới hơn nhưng cả hai định dạng file này đều có đặc điểm không phụ thuộc vào môi trường làm việc của người sử dụng, hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau và chỉ có thể chỉnh sửa bằng những chương chình chuyên biệt.

Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu một add-in giúp bạn chuyển đổi các file văn bản trong bộ Office 2007 sang định dạng file PDF (hoặc XPS). Mình sẽ chỉ nói về việc chuyển đổi sang PDF (với XPS hoàn toàn tương tự) vì đây là định dạng được sử dụng phổ biến hơn (có rất nhiều chương trình để đọc nó như Adobe Reader, Foxit Reader, PDF Viewer… còn với XPS thì mình chỉ biết có XPS Viewer đi kèm trong HĐH Windows).

Thực ra thì có rất nhiều chương trình giúp bạn chuyển đổi tất cả những gì có thể in được thành file PDF chứ không riêng gì file Office tuy nhiên nếu bạn đang sử dụng bộ Office 2007 trở lên và cũng không muốn cài thêm nhiều phần mềm thì add-in nhỏ này sẽ có ích với bạn.
2007 Microsoft Office Add-in
Nó sử dụng cho các chương trình sau:

• Microsoft Office Access 2007
• Microsoft Office Excel 2007
• Microsoft Office InfoPath 2007
• Microsoft Office OneNote 2007
• Microsoft Office PowerPoint 2007
• Microsoft Office Publisher 2007
• Microsoft Office Visio 2007
• Microsoft Office Word 2007

Bạn tải 2007 Microsoft Office Add-in và tiến hành cài đặt bình thường.
Mở một file văn bản (lấy ví dụ một file Word), chọn Office button, Save As, PDF or XPS.

Một cửa sổ hiện ra, bạn chọn định dạng PDF hay XPS.

Một số lựa chọn trong mục Options giúp bạn tùy chỉnh cho phù hợp với mục đích chuyển đổi của bạn. Nó có thể khác nhau một chút tùy thuộc vào chương trình (Word, Excel hay PowerPoint…)

Option trong Word

Option trong PowerPoint

Option trong Excel

Add-in này rất dễ sử dụng và cũng rất hữu ích phải không các bạn.

Một lưu ý nhỏ khi sử dụng Office 2007
Kể từ bộ Office 2007 trở đi theo mặc định các định dạng file đã có sự thay đổi so với các phiên bản trước chẳng hạn Word – .docx, Excel - .xlsx, PowerPoint - .pptx…. Nếu bạn lưu file theo định dạng này thì những người sử dụng phiên bản Office cũ hơn sẽ không thể đọc được nếu họ không cài thêm phần mềm hay add-in hỗ trợ. Điều này sẽ rất bất tiện cho người sử dụng. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể loại bỏ trở ngại này bằng cách chọn định dạng khi lưu văn bản là Office 97-2003. Hoặc đơn giản nhất là thiết lập mặc định lưu theo định dạng Office 97-2003. Việc thiết lập là như nhau cho các chương trình vì vậy mình chỉ ví dụ trên Word.
Chọn Office button, Word options, Save. Trong mục Save file in format chọn Word 97-2003 Document (*.doc).

Ngày lễ Noel đã tới,

Chúc các bạn một lễ Giáng sinh vui vẻ và hạnh phúc bên gia đình và người thân.