MS OneNote: Bạn đã thử chưa?

Thursday, January 16, 2014
OneNote
Bạn thường sử dụng những ứng dụng nào trong bộ MS Office, có lẽ đa số câu trả lời nhận được sẽ là Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Vâng, đó là điều hoàn toàn dễ hiểu bởi nó chính là công cụ làm việc trên máy tính của rất nhiều người trong chúng ta. Những ứng dụng còn lại thì tần suất sử dụng thấp hơn, thậm chí có cái chẳng bao giờ cần dùng tới. Trở lại với tiêu đề bài viết, bạn sẽ thắc mắc OneNote là gì, liệu nó có thể giúp ích thế nào cho công việc của chúng ta? Bạn sẽ được giải đáp phần nào với những câu trả lời dưới đây.

Ở đây mình muốn giới thiệu với các bạn ứng dụng MS OneNote trong bộ Office 2007. Thoạt nhìn thì bạn sẽ có cảm giác OneNote có nhiều điểm khá giống với Word nhưng thực chất nó khác rất nhiều.
Nếu đã đi làm thì bạn sẽ không xa lạ gì với những tủ tài liệu, những kẹp hồ sơ để lưu trữ và quản lý tài liệu… Mình muốn sử dụng một hình ảnh tượng trưng để giới thiệu về OneNote như thế này.

Trong OneNote khi bạn tạo ra một Notebook thì giống như bạn có một chiếc tủ tài liệu có nhiều ngăn, mỗi ngăn đó tương ứng với một section (bạn đặt tên cho từng section này để quản lý), trong mỗi ngăn lại chứa rất nhiều tài liệu được sắp xếp có trình tự tương ứng với các trang (pages) trong section. Chúng ta có thể tạo ra nhiều Notebook cho các mục đích khác nhau, trong mỗi Notebook lại có thể tạo rất nhiều section, và mỗi section có thể chứa bao nhiêu trang tùy thích.

Bây giờ thì bạn đã có hình dung bước đầu về OneNote, nhưng bạn sẽ có rất nhiều bất ngờ khi khám phá nó. OneNote sẽ giống như một trợ thủ đắc lực trong việc sắp xếp, tổ chức công việc của bạn một cách khoa học, hiệu quả, lưu trữ các ý tưởng chợt đến, chắp nối các thông tin rời rạc,… hơn thế nữa nó còn giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc theo nhóm, giúp nâng cao chất lượng công việc và tiết kiệm thời gian.

Điều đầu tiên dễ nhận thấy là tốc độ khởi động của OneNote rất nhanh. Giao diện của nó cũng khá đơn giản.

OneNote

Vào File, New, Notebook để tạo mới một Notebook. Trong hộp thoại hiện ra bạn đặt tên cho Notebook và chọn template phù hợp (những template này đã được tạo sẵn một số section) hoặc có thể chọn blank để tạo theo ý bạn, chọn màu sắc nếu muốn.

OneNote

Theo mặc định thì khổ giấy được để Auto, nếu muốn in tài liệu thì bạn có thể thiết lập khổ giấy trong phần File, Page setup.

Bây giờ chúng ta sẽ làm việc với một section.
OneNote sẽ tự động lưu trữ các thông tin bạn đưa vào cửa sổ soạn thảo nên bạn sẽ không tìm thấy nút Save ở đâu cả.

Tính năng của một tờ giấy nháp.
Ta thấy cửa sổ soạn thảo của OneNote cũng tương tự như Word. Nhưng điểm khác biệt ở chỗ bạn có thể đưa chuột vào bất cứ điểm nào trong khung soạn thảo để đưa thông tin vào đó. Chúng ta có thể kéo thả các thông tin đó tới bất kỳ vị trí nào bằng cách đưa trỏ chuột qua nó, giữ chuột và kéo. Giữ phím Shift, kéo thả để gộp 2 khung thông tin lại với nhau.

OneNote

Đây là tính năng rất hay bởi đôi khi thông tin chúng ta có là những mảnh rời rạc, chưa thể sắp xếp ngay thành một chuỗi logic bởi vậy OneNote giống như một tờ giấy nháp, bạn cứ ghi chép chúng lại rồi sẽ sắp xếp, phân loại hay loại bỏ sau (sử dụng trong các cuộc họp, buổi thảo luận).

OneNote

Các công cụ hỗ trợ soạn thảo: Có thể sử dụng shortcut trên thanh công cụ hoặc xem trong Menu View (ở đây mình chỉ nhắc tới những công cụ đặc biệt).
  • Tags Toolbar: Khi đưa một thông tin nào đó vào OneNote bạn ngay lập tức có thể sử dụng tính năng Tag để tạo dấu hiệu ghi chú. Tính năng này giúp bạn dễ dàng phân loại, xử lý thông tin sau này.
  • OneNote
  • Pen Tool: Các loại bút với nhiều kích cỡ ngòi và loại mực khác nhau, tuy nhiên mình nghĩ cái này chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi sử dụng Tablet PC.
  • Outlook Toolbar: Đây là một tính năng cũng rất thú vị, ngay trong OneNote bạn có thể sử dụng tính năng nhắc việc trong MS Outlook giúp bạn không bỏ quên những việc cần làm. Mình sẽ giới thiệu các tính năng làm việc với Outlook trong một bài khác.
  • Audio and Video toolbar: Bạn có thể ghi âm hay ghi hình những sự kiện cần thiết để đưa vào Notebook, tuy nhiên nó chỉ thực sự hiệu quả khi Micro và Webcam có chất lượng tốt.
  • Clip: là một công cụ chụp màn hình, giúp bạn có thể nhanh chóng chèn hình ảnh từ một tài liệu khác vào Note.
  • OneNote
  • Lasso Select: Giúp bạn lựa chọn một khối văn bản (là một nhóm các hình vẽ hay ký tự viết tay - khi sử dụng tablet PC) và di chuyển chúng tới vị trí khác.
  • Calculator: Nó có thể thay thế một chiếc máy tính đơn giản (biết cộng, trừ, nhân, chia, tính căn bậc 2, hàm lượng giác…). Cú pháp rất đơn giản, bạn viết công thức tính sau đó thêm dấu "=" ở cuối và nhấn Spacebar.
  • Ví dụ: 123*45=5,535 Sin(90)=1 Sqrt(1024)=32 2^16=65,536
  • Kẻ bảng: Giống như Word bạn có thể insert một table với số hàng và cột cho trước. Tuy nhiên trong Note tính năng này linh hoạt hơn. Bạn có thể nhấn Tab và Enter để tạo bảng rất đơn giản.
  • Ví dụ: Bạn viết từ "STT" rồi nhấn Tab, lập tức một ô mới xuất hiện để bạn nhập giá trị khác, khi nào kết thúc thì nhấn Enter để tạo dòng mới. Với việc ghi chép tốc ký thì đây cũng là tính năng rất hay.
  • Đính kèm file vào trong Note: Vào Insert, File để đính kèm một file.
Quản lý Notebook
OneNote rất linh hoạt trong việc quản lý các Notebook.
  • Tính năng kéo thả: Bạn có thể thay đổi trật tự của các Section, các Pages, di chuyển nó từ section này sang section khác, từ Notebook này sang Notebook khác bằng cách giữ chuột trái rồi kéo và thả.
  • Unfield Notes: Trong lúc vội vàng bạn có thể ghi note vào một tài liệu trắng thay vì phải tìm đúng Notebook, tất cả nó sẽ được lưu trữ trong Unfield Notes và bạn có thể sắp xếp lại chúng khi có thời gian.
  • OneNote
  • Đặt mật khẩu cho Section: Với những thông tin mà bạn muốn bảo mật thì nên đặt password. Vào File, Password Protect this Section… Lưu ý rằng người khác không thể xem khi không có password nhưng họ có thể xóa Section mà không bị yêu cầu password.
  • OneNote
  • Tìm kiếm: Với chức năng này bạn có thể tìm kiếm thông tin trong các Notebook một cách nhanh chóng. Với tính năng Text recognition in pictures bạn còn có thể tìm thấy thông tin trong các hình ảnh có trong Notes.
  • Lưu ý: Những section đã được đặt mật khẩu thì sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Còn khá nhiều tính năng khác mà OneNote có thể mang lại cho bạn:
  • Multiple computer support: Làm việc với OneNote trên nhiều máy tính khác nhau, các Note sẽ được đồng bộ khi có kết nối internet.
  • OneNote Mobile: Sử dụng OneNote trên các thiết bị di động và có thể đồng bộ với máy tính. Bạn có thể đưa vào các hình ảnh, video, audio có chất lượng tốt…
  • OneNote basics in Tablet PC: nếu bạn có một chiếc máy tính bảng thì thay vì phải gõ phím, bạn có thể dùng bút để viết vào Note. Tuy nhiên ở phiên bản này nó mới hỗ trợ các tính năng cơ bản.
Vậy là mình đã giới thiệu những nét chính về ứng dụng OneNote trong bộ Office 2007. Nếu bạn nào chưa từng dùng tới OneNote thì hãy thử trải nghiệm tính tiện dụng của nó. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin trong phần OneNote Guide nhé. Hy vọng OneNote có thể trở thành "add-on pack for your brain" :).
Bạn có thể cập nhật bài viết mới từ Blogger+ một cách nhanh nhất bằng cách:

Đăng ký nhận tin RSS;

Đăng ký nhận bài viết mới qua Email.


Copyright 2008 - 2016 - BloggerPlus.net. All rights reserved.
Ghi rõ nguồn khi phát hành lại thông tin từ trang này.
Designed by Pavel. Powered by Blogger
Based on CSS by Ourblogtemplates