MS Office 2007: Thiết lập mật khẩu bảo vệ trong Word, Excel, PowerPoint

Việc chuyển sang giao diện ribbon và rất nhiều cải tiến, Office 2007 đã gây không ít khó khăn và bỡ ngỡ cho người dùng đã quen với các phiên bản trước. Tuy nhiên chỉ cần sử dụng một thời gian bạn sẽ lại cảm thấy thích bộ Office mới này. Bài viết này xin giới thiệu với các bạn cách tạo mật khẩu bảo vệ tài liệu hoặc hạn chế quyền chỉnh sửa tài liệu với 3 ứng dụng cơ bản là Word, Excel và PowerPoint. Tuy nhiên do chúng khá giống nhau nên mình chỉ đề cập tới cách làm trong Word.


Với các phiên bản Office trước khi muốn thiết lập cho các ứng dụng bạn sẽ vào Tools, Options, tuy nhiên với bản 2007, mọi thiết lập sẽ nằm trong Office button.

Thiết lập mật khẩu bảo vệ file
Bạn chọn Office button, Prepare, Encrypt Document.

Một cửa sổ hiện ra bạn gõ mật khẩu vào đây, xác nhận lại mật khẩu một lần nữa.

Nếu có một thông báo hiện ra như sau thì bạn chọn No rồi lưu tài liệu.

Từ nay để mở tài liệu thì cần có mật khẩu mà bạn đã đặt.
Để gỡ mật khẩu bạn vào Encrypt Document, xóa pass đã đặt và lưu tài liệu.

Thiết lập mật khẩu không cho chỉnh sửa file
Bạn vào Office button chọn Save as hoặc bấm phím F12. Một cửa sổ hiện ra như hình sau:

Hình minh họa trên Windows 7, có thể hơi khác một chút so với WinXP

Chọn Tools, General Options. Một cửa sổ mới xuất hiện. Tại đây bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ file (như trường hợp trên) và đặt mật khẩu không cho chỉnh sửa file (chỉ có thể xem được mà không chỉnh sửa được - read only). Lưu ý, bạn có thể đặt một hoặc cả 2 mật khẩu.
Để gỡ mật khẩu bạn làm tương tự như trên nhưng để trống ô nhập pass.

Thiết lập mật khẩu hạn chế chỉnh sửa file
Với thiết lập này bạn có thể hạn chế việc thay đổi định dạng tài liệu, màu sắc, footer, header...
Trên thanh công cụ chọn Review, Protect Document.

Trong cửa sổ hiện ra bạn lựa chọn những tùy chỉnh cần hạn chế trong mục Formatting restrictions, Editting restrictions sau đó chọn Yes, start enforcing protection. Sau đó nhập mật khẩu.
Muốn gỡ bỏ những hạn chế đã thiết lập bạn chọn Stop protection, nhập mật khẩu.