Giảm thiểu tác động khi Gmail gặp sự cố

Bạn cảm thấy thế nào khi đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình mà mọi thứ đều trống trơn, email, chat history, contact đã không cánh mà bay. Mấy ngày qua một bộ phận người sử dụng Gmail trên toàn thế giới đã nếm trải sự hồi hộp và lo lắng đó. Gmail đã gặp một sự cố nghiêm trọng khi Google tiến hành nâng cấp phần mềm quản lý lưu trữ và hậu quả là có 0,02% tài khoản đã bị ảnh hưởng (tương đương với vài chục nghìn Account).

Mặc dù Google đã có những phương án sao lưu đề đảm bảo dữ liệu của người dùng không bị mất và tin vui là nhiều tài khoản đã được phục hồi nguyên trạng tuy nhiên thời gian gián đoạn là tương đối dài và một số tài khoản vẫn đang phải chờ đợi theo thông báo trên Apps Status Dashboard.

Có lẽ không cần phải nói nhiều về tầm quan trọng của Gmail đối với nhiều người sử dụng internet chúng ta. Rất nhiều người sử dụng Gmail trong liên lạc hàng ngày, để lưu trữ email, chứa tài liệu...

Mình viết bài này không phải với mục đích thông báo việc Gmail gặp sự cố bởi có khá nhiều thông tin về nó rồi. Điều muốn nhấn mạnh ở đây là chúng ta sẽ có biện pháp gì để đề phòng những trường hợp tương tự. Cho dù Google đảm bảo cho chúng ta rằng dữ liệu sẽ không bị mất thì việc gián đoạn một vài ngày cũng gây những ảnh hưởng không nhỏ rồi.

Một cách làm không hề mới nhưng mình tin rằng có khá nhiều bạn chưa sử dụng hoặc ngại sử dụng đó là sử dụng trình duyệt mail để tải email về máy tính. Trong trường hợp gặp sự cố tương tự như trên thì bạn vẫn có thể sử dụng danh bạ, xem lại các email cũ quan trọng để tiếp tục công việc mà không phải lo lắng khi chờ đợi Google khắc phục sự cố nữa.

Có nhiều trình duyệt mail cho bạn lựa chọn nhưng với tiêu chí mã nguồn mở, tốc độ, bảo mật tốt, nhiều tính năng, dễ sử dụng và đặc biệt lại có bản Portable thì Mozilla Thunderbird là ứng viên số 1. Mình có khá nhiều bài viết về trình duyệt mail này, bạn có thể tham khảo thêm nhé.

Hiện Mozilla Thunderbird đã có phiên bản 3.18, theo mình các bạn nên sử dụng bản Portable để có thể dễ dàng copy vào USB mang đi sử dụng trên máy tính khác nếu cần thiết (mình đã sử dụng dạng portable từ vài năm nay mà chưa từng gặp sự cố và có thể cập nhật phiên bản mới một cách dễ dàng).

Gmail hỗ trợ cả 2 giao thức nhận thư là POP3 và IMAP bạn nên cân nhắc khi lựa chọn gửi nhận email theo giao thức nào.

• Với POP3 (Post Office Protocol 3): Sau khi email đã được download về máy thì nó hoàn toàn độc lập với mail server (có thể di chuyển, xóa... đều không hề ảnh hưởng tới email trên Webmail) và khi Email đã được download về một thiết bị thì khi bạn check mail tại một thiết bị khác nó sẽ không download email đó nữa.
• Với IMAP (Internet Message Access Protocol): Email trong máy tính sẽ đồng bộ với mail server khi có kết nối internet. Khi đó, nếu bạn tiến hành các thao tác trên trình duyệt mail (tạo mới folder, di chuyển, xóa email...) thì trên webmail cũng có thay đổi tương tự. Tính năng này sẽ rất hữu ích khi bạn sử dụng 1 tài khoản email trên nhiều thiết bị khác nhau như desktop, laptop, smartphone... Tuy nhiên nếu bạn lỡ tay xóa một email trên một thiết bị nào thì sẽ không có cơ hội lấy lại email đó nữa, đây chính là điểm khác biệt so với POP.

Sau khi tải Portable Mozilla Thunderbird về máy, tạo mới một folder nằm ngoài ổ đĩa chứa hệ điều hành và tiến hành cài đặt Thunderbird vào thư mục đó.

Đăng nhập tài khoản Gmail và kích hoạt tính năng POP hay IMAP

Khởi động Thunderbird và bắt đầu tiến hành thiết lập các thông số để gửi nhận email cho tài khoản Gmail của bạn. Ở phiên bản mới thì công việc này là cực kỳ dễ dàng

Chọn Create Account khi đã hoàn tất việc thiết lập.
Cuối cùng bạn vào phần Tools, Account Settings, Server Settings để thiết lập một số tùy chọn khác.

Trên đây là một gợi ý để các bạn có thể yên tâm hơn khi sử dụng Gmail. Những sự cố như vừa rồi thì rất ít khi xảy ra đối với Gmail nhưng nếu có sự chuẩn bị trước thì chúng ta sẽ vẫn chủ động đối mặt với tình huống xấu và tránh những điều đáng tiếc xảy ra.